Toruń, dnia 23 lipca 2021 r.


                                       Prezes
                                       Sądu Okręgowego
                                       w Toruniu





    w związku z trwającym stanem zagrożenia epidemicznego z powodu COVID - 19 i nowelizacją szeregu przepisów dotyczących funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości, proszę o rozważenie propozycji mojego środowiska, zmierzających do usprawnienia pracy adwokatom oraz przyspieszenia przepływu informacji.
    I. Obecny system uzyskiwania informacji poprzez biuro obsługi interesantów napotyka poważne utrudnienia. Dotyczy to sytuacji, w których adwokat, nieraz z przyczyn losowych, zmuszony jest do przekazania informacji sądowi orzekającemu w dniu rozprawy lub pozyskania informacji, np. co do treści wydanego podczas nieobecności stron orzeczenia. Usprawnienie ich przepływu mogłoby nastąpić poprzez przekazanie adwokatom, jako profesjonalnym pełnomocnikom lub obrońcom bezpośrednich numerów telefonów do sekretariatów poszczególnych wydziałów, gdzie można byłoby przekazać lub uzyskać stosowne informacje. Ważne jest aby w ramach tych informacji można było dowiedzieć się również o treści ogłoszonego wyroku. W razie wątpliwości co do osoby dzwoniącej, pracownik sekretariatu mógłby zweryfikować tożsamość adwokata po numerze wpisu w Krajowym Rejestrze Adwokatów i Aplikantów.

    II. Proszę też o rozważenie utworzenia w siedzibie Sądu Okręgowego punktu odbioru korespondencji kierowanej do Sądu Rejonowego, po tym, jak wszystkie wydziały SR zostaną przeniesione do nowego obiektu. Takie rozwiązanie znacznie usprawni przekazywanie korespondencji większości adwokatom, posiadającym kancelarie w centrum miasta. 

    III. W związku z treścią art. 15 zzs9 Ustawy z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw 2021 r. poz. 1090) poniżej przedstawiam uwagi Komisji Legislacyjnej Okręgowej Rady Adwokackiej w Toruniu,  dotyczące funkcjonowania portali informacyjnych  sądów apelacyjnych. Zasadnym wydaje się :

1)     wprowadzenie automatycznego dostępu do spraw – po złożeniu do akt pełnomocnictwa/ zawiadomieniu sądu o wyznaczeniu pełnomocnika z urzędu -  pełnomocnik powinien uzyskać dostęp bez konieczności składania wniosku oraz ograniczenie udzielania dostępu do spraw pełnomocnikom substytucyjnym wyłącznie do treści wniosku (z uwagi na różnorodność zakresu pełnomocnictwa – czasami dotyczy wyłącznie kopii akt);
2)    Wprowadzenie automatycznego wyłączenia pełnomocnika z dostępu do sprawy po złożeniu wypowiedzenia pełnomocnictwa lub po zwolnieniu przez sąd pełnomocnika z urzędu;
3)    wprowadzenie zakładki „doręczenia”– wyłącznie dla pism, które podlegały doręczeniu pełnomocnikom  w systemie stacjonarnym (zakładka „Dokumenty” zawiera wszystkie dokumenty wytworzone przez sąd, w tym te, które nie podlegają doręczeniu pełnomocnikowi  (np. wezwania na rozprawę świadków). Taki sposób umieszczania pism utrudnia korzystanie z portalu, ponieważ  w pierwszej kolejności wymaga to dokonania selekcji korespondencji. Postuluje, się aby te pisma, które nie podlegają doręczeniu pełnomocnikowi były umieszczone w oddzielnej zakładce.

4)    aby pisma w tzw. sprawach archiwalnych  (zakończonych) nie były publikowane w tej samem zakładce co pisma w sprawach w toku (obecnie automatycznie wszystko wyświetla się w zakładce „Dokumenty”);
5)    wprowadzenie  domyślnego sortowania dokumentów według dat ich umieszczenia w portalu;

6)    wprowadzenie obok daty publikacji i daty odczytania, daty z upływem której nastąpi skutek doręczenia– na wzór tradycyjnego awizo – tj.  określenie końcowej  daty  odbioru (odczytania) pisma podlegającego e – doręczeniu; komunikat o dacie końcowej odbioru powinien być wysyłany mailem na adres elektroniczny pełnomocnika (na czternaście dni i siedem dni przed -  jak w przypadku tradycyjnego awizo)
7)    umieszczenie daty odczytania pisma – na odczytanym dokumencie (na wzór dokumentów pobieranych z CEIDG)
8)    wyłączenie w systemie możliwości odbierania pism przez pełnomocników substytucyjnych ze skutkiem doręczenia;
9)    skonkretyzowanie opisów wprowadzonych dokumentów – eliminacja przyjętego nazewnictwa: „pismo o wszystko” ; „pismo ogólne” „aaaa pismo”.
10)    wprowadzenie publikowania pism przewodnich wraz z orzeczeniem z uzasadnieniem (w jednym pliku) i wskazaniem czy jest to doręczenie elektroniczne czy od niego odstąpiono;
11)    obligatoryjne publikowanie zarządzeń przewodniczącego o sposobie doręczenia (czy w trybie e-doręczeń, czy odstąpienie od doręczenia za pośrednictwem portalu informacyjnego  - art. 15 zss9 ust. 5).
     Proszę uprzejmie o potraktowanie niniejszego pisma jako propozycji adwokatów Kujawsko Pomorskiej Izby Adwokackiej w Toruniu, mających na celu usprawnienie funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości, a w przypadku ich akceptacji, o wydanie stosownych zarządzeń.